مدیریت برنامه با محدود کردن زمان

فراروـ  همه افرادی که شغل تمام وقت دارند و یا کسانی که از راه دور یا در خانه کار می‌کنند، همگی به یک روش موثر برای مدیریت روز خود احتیاج دارند. از سوی دیگر کمال‌گرایی، اهمال‌کاری و رویاپردازی ویژگی‌های مخربی هستند که خطرات جدی دارند و می‌توانند حتی مولد‌ترین افراد را در یک مکان گیر بیندازند. در چنین شرایطی چگونه می‌توانید برنامه خود را کنترل کنید و کار‌های روزانه‌تان را انجام بدهید؟

به گزارش فرارو، به گفته افرادی مانند ایلان ماسک و بیل گیتس همه این‌ها به کنترل زمان و برنامه شما بستگی دارد. آن‌ها از “برنامه‌ریزی کار‌های کوچک” استفاده می‌کنند که شامل برنامه‌ریزی روزانه به صورت ۵ دقیقه‌ای است. اگرچه این نوع جزئیات ممکن است برای یک فرد معمولی مورد نیاز نباشد، برای همه ما هنوز به منزله یک درس آموزنده است. کنترل زمان با برنامه‌ریزی یا تقسیم آن به چند بخش کوچک‌تر بهره وری را بیش‌تر خواهد کرد و ساده‌ترین و موثرترین روش برای انجام این کار “محدود کردن زمان” است.

محدود کردن زمان گاه با نام “خود محوری” یا “تقسیم زمان” شناخته می‌شود. محدود کردن زمان یک تکنیک مدیریت زمان است که در آن شما یک دوره زمانی را برای انجام یک کار خاص محدود می‌کنید. برای مثال به جای اینکه تلفن خود را با هر بار دریافت ایمیل یا اعلان رسانه اجتماعی چک کنید، ساعت‌های مشخصی را در طول روز محدود می‌کنید تا تماس‌های تلفنی را برقرار کنید، به ایمیل‌ها پاسخ بدهید و حساب‌های رسانه‌های اجتماعی را بررسی کنید.

شما قطعاً زمان مشخصی را برای انجام کار‌های مهم یا پروژه‌ها کنار می‌گذارید. در پایان برنامه شما به چند قسمت تقسیم می‌شود که در لحظه روی یک کار یا پروژه متمرکز هستید. این نوع مدیریت زمان نه‌تنها باعث کنترل لیست کار‌های روزانه می‌شود، به شما امکان کنترل بیش‌تری را برای برنامه‌ریزی روزانه می‌دهد و در اولویت‌بندی وظایف کمک می‌کند. محدود کردن زمان همچنین باعث بهبود تمرکز و جلوگیری از اهمال‌کاری می‌شود و در پایان روز احساس خواهید کرد که در واقع کاری مفید انجام داده‌اید.

بسیاری از مردم معتقدند که می‌توانند چندین کار را همزمان انجام بدهند و همه آن‌ها را به‌خوبی به سرانجام برسانند. اما تحقیقات نشان می‌دهد که تنها حدود ۲.۵ ٪ از افراد قادر به انجام چند وظیفه به شکل موثر هستند. بقیه افراد فقط معتقدند که به طور موثر چند وظیفه را انجام می‌دهند. در حقیقت تلاش برای انجام همزمان بیش از یک کار – مانند ارسال پیام کوتاه و رانندگی یا نوشتن یک ایمیل مهم هنگام پاسخ‌گویی به یک تماس تلفنی – توانایی شما را در انجام هر دو کار کاملا به خطر می‌اندازد.

در همین حال یک مطالعه در سال ۲۰۱۳ در دانشگاه یوتا نشان داد افرادی که سعی می‌کنند چندین کار را همزمان انجام بدهند، حواس‌شان بیشتر پرت می‌شود و درنتیجه بهره‌وری کم‌تری دارند. آنها خطا‌های بیش‌تری مرتکب می‌شوند و در آزمون‌های پیش‌رو نمره کم‌تری دریافت می‌کنند.

به همین ترتیب از این شاخه به شاخه دیگر پریدن نیز می‌تواند نتایج را تحت‌تأثیر قرار بدهد. باید وظایفمان را وقتی که به آن‌ها کامل توجه می‌کنیم، بسیار کارآمدتر انجام بدهیم. همچنین دانشمندان علوم مغز و اعصاب هشدار می‌دهند که تلاش برای انجام چندین کار در یک زمان یا تقسیم توجه بر توانایی برای انجام حتی کار‌های ساده نیز تأثیر می‌گذارد.

این بدان معناست که هرچه بیش‌تر چند وظیفه‌ای باشیم، توانایی انجام کار کم‌تری خواهیم داشت. دلیل آن ساده است. ما توانایی تمرکز خود را از دست می‌دهیم، به این معنا که پروژه‌ها بیش از آن‌چه باید طول می‌کشند.

محدود کردن زمان یا انجام یک وظیفه مشخص این امکان را فراهم می‌آورد که روی یک پروژه مشخص تمرکز کنید. این روش نه‌تنها باعث کاهش خطا‌های ذهنی می‌شود، کمک می‌کند تا خلاقیتتان بالا برود، به‌ویژه زمانی که در بازه زمانی مشخص تمام انرژی و توجه خود را به یک کار هدایت خواهید کرد. در اینجا یک بررسی کلی از چگونگی محدود کردن زمان را در زندگی خود بگنجانید.

با تهیه لیستی از تمام کار‌هایی که باید در هفته انجام شود، شروع کنید. تمام پروژه‌های کاری، تعهدات خانوادگی، حتی اهداف ورزشی خود را ذکر کنید. هدف شامل همه موارد از تماس‌های تلفنی که باید برقرار کنید تا مواد خوراکی مورد نیاز برای تهیه وعده‌های غذایی روزانه می‌شود. بهتر است کنار مسائلی که از اهمیت بالایی برخوردارند، ستاره قرار بدهید، مانند پروژه‌هایی برای کار، جلسات با مشتری و قرار ملاقات با پزشکان. بهتر است این کار را  جمعه بعد از کار یا قبل از شروع هفته کاری انجام می‌شود.

هنگامی که لیست خود را تهیه کردید، آن را مرور کنید و کنار پروژه‌هایی را که از اولویت بیش‌تری در طول هفته برخوردارند، ستاره بگذارید. سعی کنید آن را به حدود دو تا سه مورد در روز محدود کنید. هدف این است که شما به مهم‌ترین وظایف و فرصت‌های اصلی خود در برنامه زمان‌بندی برسید. همچنین باید برنامه‌ریزی کنید که هر روز برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها، برقراری تماس‌های تلفنی از دست رفته و بررسی رسانه‌های اجتماعی وقت بگذارید.

قدم بعدی این است که فکر کنید در هر روز چه میزان وقت دارید و می‌خواهید برای هر کار در لیست خود چقدر زمان بگذارید. با ایجاد محدودیت زمانی برای کار‌هایی که هر روز انجام می‌دهید، مانند برنامه‌های صبحگاهی و عصرانه، ورزش، رفت و آمد به خانه و محل کار، وعده‌های غذایی و آماده‌سازی وعده‌های غذایی، انجام کار‌ها و … برنامه‌ریزی را آغاز کنید.

یک نمونه طرح اولیه برای شخصی که از راه دور کار می‌کند، ممکن است به این شکل باشد:

• ۶:۰۰ صبح تا ۷:۳۰ صبح / ورزش
• ۷:۳۰ صبح تا ۸:۰۰ صبح بچه‌ها را به مدرسه ببرید
• ۸:۰۰ صبح تا ۸:۳۰ صبح پاسخ به ایمیل‌ها / شبکه‌های اجتماعی را بررسی کنید
• ۸:۳۰ صبح تا ۱۰:۳۰ صبح اولویت پروژه (یکی از اولویت‌های خود را مشخص کنید)
• ۱۰:۳۰ صبح تا ۱۱ صبح استراحت / برقراری تماس‌های تلفنی
• ۱۱ صبح تا ۱۲:۳۰ ظهر اولویت انجام پروژه (یکی از اولویت‌های خود را مشخص کنید)
• ساعت ۱۲:۳۰ ظهر تا ۱:۰۰ بعد از ظهر وقت ناهار
• ۱۳:۰۰. تا ساعت ۱۳:۳۰ به ایمیل‌ها پاسخ بدهید / شبکه‌های اجتماعی را بررسی کنید
• ساعت ۱:۳۰ بعد از ظهر تا ساعت ۳:۳۰ بعد از ظهر اولویت انجام پروژه (یکی از اولویت‌های خود را مشخص کنید)
• ۰۳:۳۰ تا ۴:۳۰ بعد از ظهر بچه‌ها از مدرسه بر می‌گردند / درباره روز صحبت می‌کنند
• ۴:۳۰ بعد از ظهر تا ۶:۰۰ عصر شام بخورید / تمیز کنید
• ۶:۰۰ عصر تا ۷:۰۰ عصراولویت انجام پروژه (یکی از اولویت‌های خود را مشخص کنید)
• ۷:۰۰ بعد از ظهر تا ساعت ۹:۰۰ شب وقت آزاد / بررسی تکالیف بچه‌ها
• ۲۱:۰۰ تا ۲۱:۳۰. به ایمیل‌ها پاسخ بدهید / شبکه‌های اجتماعی را بررسی کنید
• ۲۱:۳۰. تا ۱۰ شب آماده شدن برای خواب

البته این یک طرح اولیه بسیار ساده است و برای همه مناسب نیست. نکته اصلی این است که شما بتوانید برای خود یک طرح کلی برای روز معمولی را با انجام تعدادی از کار‌ها در زمان محدود ایجاد کنید تا بتوانید روی کار‌های مهم یا پروژه‌های خود تمرکز کنید.

اگر در شرکتی کار می‌کنید که دارای جلسات تیمی، آموزش‌های منظم یا تماس‌های هفتگی کنفرانسی است، باید پاسخ‌گوی این افراد نیز باشید و اگر جلسه یا قرار ملاقات‌هایی دارید که باید در طول هفته در آن‌ها شرکت کنید، اختصاص دادن زمان برای این کار‌ها را فراموش نکنید. همچنین ممکن است لازم باشد برای آخر هفته برنامه دیگری تهیه کنید.

برخی از افراد هر هفته نیاز به تهیه برنامه‌های جدید دارند. افراد دیگر دارای محیط کار بسیار ساختارمندی هستند و می‌توانند همان طرح اولیه را هفته به هفته استفاده کنند. در این شرایط کنترل برنامه خود را در دست دارید و می‌توانید آن را متناسب با نیاز‌ها و اولویت‌های خود تغییر بدهید.

در حالت ایده آل هنگامی که برنامه کامل شد، می‌توانید هر روز از هفته را زمان‌بندی کنید. با اولویت‌های اصلی خود شروع کنید و از آنجا کار را آغاز کنید. برای مثال اگر اولویت اصلی در هفته نوشتن گزارش فعالیت هفتگی تا روز جمعه است، به این فکر کنید که چه مدت طول می‌کشد تا آن را جمع کنید.

در نتیجه اگر فکر می‌کنید که تکمیل گزارش چهار ساعت طول می‌کشد، می‌توانید دو ساعت در روز دوشنبه و دو ساعت در روز سه شنبه را برای خود برنامه‌ریزی کنید تا روی گزارش کار کنید. سپس در روز چهارشنبه ساعت دیگری را برای ایجاد تغییرات و نهایی کردن آن برنامه‌ریزی کنید. با برنامه‌ریزی محدودیت‌های زمانی در اوایل هفته برای تکمیل گزارش نه‌تنها از به تعویق انداختن امور پیشگیری می‌کنید، زمان لازم برای تمرکز روی تهیه گزارش را نیز در نظر می‌گیرید.

پس از اتمام برنامه از زمان خود به بهترین شکل ممکن محافظت کنید.حتما موارد غیر منتظره پیش خواهد آمد و شما باید انعطاف‌پذیر باشید. ممکن است در زمان اولویت انجام پروژه خود مسئله‌ای غیر قابل انتظار پیش بیاید و باید در آن زمان اولویت خود را تغییر بدهید.

با همکاران و اعضای خانواده ارتباط داشته باشید. در زمان دیدار آشنایان به گونه‌ای رفتار کنید که گویی با یک فرد بسیار مهم ملاقات می‌کنید. به همین ترتیب هدف این است که از زمان خود استفاده کنید و اولویت انجام پروژه خود را فراموش نکنید.

استفاده درست از زمان با محدود کردن آن می‌تواند به شما کمک کند تا برنامه روزانه خود را موثرتر کنترل کنید. توجه خود را به موارد مشخص معطوف کنید و از تعلل در انجام کار خودداری کنید. در ابتدا ممکن است ایجاد یک طرح آزمایشی و خطایی برای شما مناسب باشد، اما با کمی تمرین، صبوری و شکیبایی در کم‌ترین زمان به یک فرد حرفه‌ای تبدیل خواهید شد.